Autonome ELO-Personalaktenprüfung
Automatisierte, lückenlose Vollständigkeitsprüfung aller elektronischen Personalakten in ELO ECM – inklusive KI-basierter Signaturerkennung, phasenbasiertem Regelwerk und revisionssicherem Audit-Trail. Ausgerichtet auf unangekündigte Prüfungen durch Zoll und Bundesagentur für Arbeit (AÜG-Compliance).
Teilnehmer: Peter Weiß (ELO-Systemadministration), Andreas Nüßle (Hofmann), Lorenz Stirnweis & Lukki Manz (arttac solutions) · Agenda: Freigabe Testmandant, Einrichtung REST-API-User, technische Anbindungsdetails.
Projektkontext & Ausgangslage
Executive SummaryDie I.K. Hofmann GmbH führt sämtliche Personalakten im ECM-System ELO. Heute prüfen Personalsachbearbeiter:innen und die interne Revision die Akten manuell auf das Vorhandensein aller Pflichtdokumente sowie ordnungsgemäße Unterschriften. Da Zoll und Bundesagentur für Arbeit jederzeit unangekündigte Prüfungen durchführen können (AÜG-Compliance in der Arbeitnehmerüberlassung), ist eine lückenlose Aktenführung geschäftskritisch.
Mit der ARTAIOS Sovereign AI Plattform implementiert arttac solutions eine spezialisierte KI-Prüflösung, die über die offizielle ELO REST API den Aktenbestand regelmäßig, vollautomatisch und ohne manuellen Anstoß auf Vollständigkeit und Signaturkonformität auditiert. Die Prüfregeln sind gezielt auf die Anforderungen der Behördenprüfungen ausgerichtet. Die ELO-Anbindung erfolgt in Abstimmung mit dem ELO-Schnittstellenpartner Firma Seitz, da der ELO-Hersteller selbst nicht implementiert.
Projektfahrplan
Projekt-Status| Schritt | Bezeichnung | Zeitraum | Fokus & Meilenstein | Status |
|---|---|---|---|---|
| Kick-off | Projektstart & Scoping | 24.09.2026 | Festlegung Pilot-Scope (500 Akten), Zielvorgabe ~99 %, Behördenfokus Zoll & Bundesagentur | Abgeschlossen |
| Modul 1 | ELO REST-API-Setup | Aktuell | Testmandant & eigener ELO-User für Lorenz Stirnweis · Technischer ELO-Call: Dienstag 9:00–11:00 Uhr | In Umsetzung |
| Module 2–4 | Prüf-Pipeline | Anschließend | Strukturprüfung & Klassifizierung, OCR/Vision & Signaturerkennung, fachliche Regelwerk-Engine | Geplant |
| Phase 1 | Pilotbetrieb | 3 Monate | 500 Pilotakten aus Ingolstadt, München & Forchheim · täglicher Prüfbericht per Mail · Abnahme bei ~99 % Erkennungsrate | Start geplant |
| Vollrollout | Gesamtbestand | nach Pilot-Abnahme | Übernahme aller 8.000+ Akten, tägliche autonome Prüfläufe, lückenloser Audit-Trail | Ausbaustufe |
| Phase 2 | Plausibilitätsprüfung | Ausblick | Prüfung über Dokumentengrenzen hinweg, z. B. Abgleich Entgeltgruppe & Branche: Arbeitsvertrag ↔ Zusatzvereinbarung ↔ AÜV | Perspektive |
Lösungsarchitektur: Die 4 Module
TechnologieDie Lösung arbeitet direkt auf dem bestehenden ELO-Bestand ohne Systemwechsel oder Datenmigration. Dokumente verbleiben in der geschützten ELO-Infrastruktur und werden nur zur transienten Analyse herangezogen. Die Umsetzung erfolgt in vier aufeinander aufbauenden Modulen – wie im Kick-off am 24.09.2026 abgestimmt.
ELO REST-API-Setup
Technische Anbindung an die offizielle ELO REST API. Bereitstellung des Testmandanten und eines eigenen ELO-Users für Lorenz Stirnweis (Freigabe durch Peter Weiß). Abstimmung mit dem ELO-Schnittstellenpartner Firma Seitz.
Strukturprüfung & Klassifizierung
Anbindung an den ELO Index-Server. Automatisches Auslesen der Aktenstruktur, Klassifizierung der abgelegten Dokumente und Abgleich gegen die Pflichtdokumentenarten je Beschäftigungsphase.
OCR / Vision & Signaturerkennung
Intelligente Bild- und Dokumentenanalyse für Scans. Prüft zuverlässig, ob händische Unterschriften an den definierten Stellen vorhanden sind, und unterscheidet digitale Signaturen von handschriftlichen Unterschriften.
Fachliche Regelwerk-Engine
Phasenbasierte Prüfregeln für die Pflichtdokumente je Aktenphase: Eintritt, laufende Beschäftigung und Austritt. Ausgerichtet auf Zoll- und Bundesagentur-Prüfungen (AÜG) und flexibel erweiterbar.
ELO-Anbindung & Schnittstellenpartner
IntegrationOffizielle ELO REST API
Die technische Anbindung erfolgt ausschließlich über die offizielle REST-Schnittstelle – mit eigenem ELO-User für Lorenz Stirnweis und dediziertem Testmandanten (Freigabe: Peter Weiß).
Schnittstellenpartner: Firma Seitz
Der ELO-Hersteller implementiert nicht selbst. Ansprechpartner für Schnittstellenthemen auf ELO-Seite ist die Firma Seitz; die Abstimmung koordiniert arttac solutions.
Systemlandschaft
Die Prüflösung fügt sich in die bestehende Landschaft ein: ELO ECM als führendes Aktensystem, angebunden an M365 und SAP – ohne Datenmigration und ohne Systemwechsel.
Nutzeranforderungen aus dem Kick-off
Fachbereich & RevisionAus der Praxis von Janin Bamberger (Sachbearbeitung Ingolstadt/München), Nikolas Miller (Innovationsmanager) und der internen Revision wurden folgende Anforderungen an den Prüfbetrieb definiert:
- Autonomer Hintergrund-Prüflauf: Die Prüfung läuft vollautomatisch im Hintergrund – ohne manuelle Anfragen oder Einzelanstöße durch die Sachbearbeitung.
- Täglicher Prüfbericht per Mail: Automatisches Fehlerprotokoll mit Ausweis fehlender Dokumente, fehlender Unterschriften und Dubletten – direkt ins Postfach der zuständigen Prüfer:innen.
- Revisionstauglichkeit: Nachvollziehbare Prüfergebnisse als Arbeitsgrundlage für Plausibilitätsprüfungen der internen Revision.
Phasenbasiertes Pflichtdokumenten-Regelwerk
ComplianceDie Regelwerk-Engine (Modul 4) prüft je Aktenphase die geforderten Pflichtdokumente – ausgerichtet auf unangekündigte Prüfungen durch Zoll und Bundesagentur für Arbeit (AÜG).
| Aktenphase | Ablagepfad in ELO | Geforderte Pflichtdokumente & Kriterien |
|---|---|---|
| Eintritt | /Personalakte/Verträge & Stamm/ |
Arbeitsvertrag (beidseitig gezeichnet), Personalfragebogen, SV-Ausweis, Steuer-ID, Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse. |
| Laufend | /Personalakte/Nachweise & Quali/ |
Erstunterweisung Arbeitsschutz, jährliche Sicherheitsbelehrungen, Befristungsverlängerungen, Nachschulungsnachweise. |
| Austritt | /Personalakte/Austritt & Zeugnis/ |
Kündigungsschreiben bzw. Aufhebungsvertrag, Übergabeprotokoll, qualifiziertes Arbeitszeugnis. |
Ausblick Phase 2: Plausibilitätsprüfung
PerspektiveNach erfolgreichem Pilotbetrieb wird die Prüftiefe erweitert: Plausibilitätsprüfungen über Dokumentengrenzen hinweg. Die KI gleicht dann inhaltliche Angaben zwischen zusammengehörigen Dokumenten ab – zum Beispiel Entgeltgruppe und Branche im Dreiklang Arbeitsvertrag ↔ Zusatzvereinbarung ↔ Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV). Damit werden nicht nur fehlende Dokumente, sondern auch inhaltliche Widersprüche sichtbar – ein zentrales Anliegen der internen Revision.
Datenschutz & Sicherheit
DSGVO-KonformHosting in Deutschland
Betrieb in der Open Telekom Cloud (OTC) in zertifizierten deutschen Rechenzentren (ISO 27001, BSI C5).
Zero Data Retention
Dokumente werden ausschließlich flüchtig zur Prüfung verarbeitet. Keinerlei Nutzung von Hofmann-Daten für Modelltraining.
Mandantentrennung & Rechte
Strikte Datenisolierung mit granularer Rollen- und Rechteverwaltung, angebunden an Azure AD (M365) via Keycloak.
Dokumenten-Vault
Offizielle UnterlagenHier finden Sie alle freigegebenen Projektdokumente, Briefings und Konzepte zur Ansicht im Cockpit sowie zum direkten Download.
Peter Weiß (ELO-Systemadministration) · Andreas Nüßle (Hofmann) · Lorenz Stirnweis & Lukki Manz (arttac solutions) — Freigabe Testmandant, Einrichtung des REST-API-Users und technische Anbindungsdetails für Modul 1.
Meilenstein-Roadmap
ZeitplanStrukturierter Einführungsplan vom technischen Setup (Modul 1) über den kontrollierten Pilotbetrieb bis zum unternehmensweiten Vollrollout – inklusive Ausblick auf die Plausibilitätsprüfung (Phase 2).
| Schritt | Zeitraum | Deliverables & Meilensteine | Verantwortung |
|---|---|---|---|
| Modul 1: ELO-Setup Aktuell |
Laufend |
• Technischer ELO-Call: Dienstag, 9:00–11:00 Uhr (Weiß, Nüßle, Stirnweis, Manz) • Freigabe Testmandant & eigener ELO-User für Lorenz Stirnweis • REST-API-Anbindung, Abstimmung mit Schnittstellenpartner Seitz |
Hofmann IT (P. Weiß) & arttac (L. Stirnweis) |
| Module 2–4: Prüf-Pipeline | Anschließend |
• Modul 2: Dokumentenstrukturprüfung & Klassifizierung (Index-Server) • Modul 3: OCR / Vision & Signaturerkennung (händische Unterschriften, Scans) • Modul 4: Fachliche Regelwerk-Engine (Eintritt · Laufend · Austritt) |
arttac solutions |
| Phase 1: PoC (Pilot) | 3 Monate |
• Automatische Prüfung von 500 Pilotakten aus Ingolstadt, München & Forchheim • Autonomer Hintergrund-Prüflauf & täglicher Prüfbericht per Mail (fehlende Dokumente, Unterschriften, Dubletten) • Validierung der Signaturerkennung (digital vs. händisch) • Abnahme bei Zielvorgabe ~99 % Erkennungsrate |
arttac & Hofmann (J. Bamberger, Revision) |
| Vollrollout | nach Pilot-Abnahme |
• Aufschaltung des gesamten aktiven Bestands (8.000+ Beschäftigte) • Etablierung des täglichen autonomen Prüfzyklus über alle Vorgänge • Lückenloser Audit-Trail für unangekündigte Zoll- & Bundesagentur-Prüfungen (AÜG) |
arttac solutions |
| Phase 2: Plausibilität | Ausblick |
• Plausibilitätsprüfung über Dokumentengrenzen hinweg • Abgleich Entgeltgruppe & Branche: Arbeitsvertrag ↔ Zusatzvereinbarung ↔ AÜV • Unterstützung der internen Revision (inkl. Tochtergesellschaften CZ/CH) |
Gemeinsam |
Erfolgskriterien für den Pilotbetrieb
Qualitätsziele- Erkennungsrate ~99 % (Zielvorgabe aus dem Kick-off): Sichere Identifikation fehlender Pflichtdokumente im Pilotbestand von 500 Akten.
- Präzise Signaturprüfung: Verlässliche Erkennung fehlender händischer Unterschriften auf Arbeitsverträgen und Belehrungen – auch in gescannten Dokumenten.
- Dubletten-Erkennung: Ausweis doppelt abgelegter Dokumente im täglichen Fehlerprotokoll.
- Autonomer Prüfbetrieb: Hintergrund-Prüflauf ohne manuelle Anstöße plus täglicher automatischer Prüfbericht per Mail an Sachbearbeitung und Revision.
- Behörden-Konformität: Jederzeit prüffähige Dokumentation für unangekündigte Prüfungen durch Zoll und Bundesagentur für Arbeit (AÜG).
Projektteam & Ansprechpartner
KoordinationDirekte Kommunikationswege zwischen dem Projektteam der I.K. Hofmann GmbH und arttac solutions. Erster Ansprechpartner auf arttac-Seite ist Lukki Manz (Customer Success & Projektkoordination).