Autonome ELO-Personalaktenprüfung
Automatisierte, lückenlose Vollständigkeitsprüfung aller elektronischen Personalakten in ELO ECM inklusive KI-basierter Signaturerkennung, phasenbasiertem Regelwerk und revisionssicherem Audit-Trail für die I.K. Hofmann GmbH.
Projektkontext & Ausgangslage
Executive SummaryDie I.K. Hofmann GmbH führt sämtliche Personalakten im ECM-System ELO. Heute prüfen Personalsachbearbeiter:innen und 8 interne Revisoren die Akten manuell auf das Vorhandensein aller Pflichtdokumente sowie ordnungsgemäße Unterschriften. Da externe Behörden (wie die Bundesagentur für Arbeit und der Zoll) jederzeit unangekündigt Prüfungen durchführen können, ist eine lückenlose Aktenführung geschäftskritisch.
Mit der ARTAIOS Sovereign AI Plattform implementiert arttac solutions eine spezialisierte KI-Prüflösung, die über die offizielle ELO REST API den Aktenbestand regelmäßig, vollautomatisch und ohne manuellen Anstoß auf Vollständigkeit und Signaturkonformität auditiert.
Phasenübersicht
Projekt-Status| Phase | Bezeichnung | Zeitraum | Fokus & Meilenstein | Status |
|---|---|---|---|---|
| Phase 0 | Setup & API-Konzeption | 2 Wochen | Bereitstellung ELO REST API Zugänge, Regelwerksabgleich & Testumgebung | In Vorbereitung |
| Phase 1 | PoC-Betrieb (Pilot) | 3 Monate | Prüfung von 500 Pilotakten, Dashboard & Revisionsreporting | Start geplant |
| Phase 2 | Vollrollout | ab Monat 4 | Übernahme aller 8.000+ Akten, tägliche Nachtläufe, lückenloser Audit-Trail | Ausbaustufe |
| Phase 3 | Systemerweiterung | ab Monat 7 | Qware DWH Kennzahlenabruf, ATS-Synchronisation, LangDock-Integration | Perspektive |
Lösungsarchitektur: Die 4 Prüfmodule
TechnologieDie Lösung arbeitet direkt auf dem bestehenden ELO-Bestand ohne Systemwechsel oder Datenmigration. Dokumente verbleiben in der geschützten ELO-Infrastruktur und werden nur zur transienten Analyse herangezogen.
ELO-Strukturprüfung
Direkte Anbindung an den ELO Indexserver via REST API. Automatisches Auslesen der Aktenstruktur und Abgleich gegen 40–50 standardisierte Pflichtdokumentenarten je Beschäftigungsphase.
Vision-Signaturerkennung
Intelligente Bild- und Dokumentenanalyse. Prüft zuverlässig, ob Unterschriften an den definierten Stellen vorhanden sind und unterscheidet digitale Signaturen von handschriftlichen Scans.
Regelwerk-Engine
Phasenbasierte, mandantenspezifische Prüfregeln für Eintritt, laufende Beschäftigung und Austritt. Flexibel erweiterbar für geänderte Vorgaben der Bundesagentur für Arbeit.
Revisions-Reporting
Echtzeit-Übersicht mit Ampel-Status (Grün/Gelb/Rot). Täglicher Delta-Report für die 8 Revisoren mit gezielten Hinweisen bei Fristversäumnissen und revisionssicherem Audit-Trail.
Phasenbasiertes Pflichtdokumenten-Regelwerk
Compliance| Phase | Ablagepfad in ELO | Geforderte Pflichtdokumente & Kriterien |
|---|---|---|
| Phase A: Eintritt | /Personalakte/Verträge & Stamm/ |
Arbeitsvertrag (beidseitig gezeichnet), Personalfragebogen, SV-Ausweis, Steuer-ID, Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse. |
| Phase B: Laufend | /Personalakte/Nachweise & Quali/ |
Erstunterweisung Arbeitsschutz, jährliche Sicherheitsbelehrungen, Befristungsverlängerungen, Nachschulungsnachweise. |
| Phase C: Austritt | /Personalakte/Austritt & Zeugnis/ |
Kündigungsschreiben bzw. Aufhebungsvertrag, Übergabeprotokoll, qualifiziertes Arbeitszeugnis. |
Datenschutz & Sicherheit
DSGVO-KonformHosting in Deutschland
Betrieb in der Open Telekom Cloud (OTC) in zertifizierten deutschen Rechenzentren (ISO 27001, BSI C5).
Zero Data Retention
Dokumente werden ausschließlich flüchtig zur Prüfung verarbeitet. Keinerlei Nutzung von Hofmann-Daten für Modelltraining.
Mandantentrennung & Rechte
Strikte Datenisolierung mit granularer Rollen- und Rechteverwaltung, angebunden an Azure AD via Keycloak.
Dokumenten-Vault
Offizielle UnterlagenHier finden Sie alle freigegebenen Projektdokumente, Briefings und Konzepte zur Ansicht im Cockpit sowie zum direkten Download.
Meilenstein-Roadmap
ZeitplanStrukturierter Einführungsplan vom technischen Setup über den kontrollierten Pilotbetrieb bis zum unternehmensweiten Vollrollout.
| Phase | Dauer | Deliverables & Meilensteine | Verantwortung |
|---|---|---|---|
| Phase 0: Setup | 2 Wochen |
• Bereitstellung ELO REST API Zugänge & Test-Mandant • Festlegung des initialen Pflichtdokumenten-Regelwerks (ca. 40 Dokumentarten) • Abstimmung der technischen Ansprechpartner |
Hofmann IT & arttac |
| Phase 1: PoC (Pilot) | 3 Monate |
• Automatische Prüfung von 500 Pilotakten aus ausgewählten Niederlassungen • Validierung der Signaturerkennung (digital vs. Scan) • Einrichtung des Revisions-Dashboards & automatisierter Delta-Reports • Gemeinsames Abnahmegespräch |
arttac & Hofmann Revision |
| Phase 2: Vollrollout | ab Monat 4 |
• Aufschaltung des gesamten aktiven Bestands (8.000+ Beschäftigte) • Etablierung des nächtlichen Prüfzyklus über alle Vorgänge • Lückenloser Audit-Trail für Zoll- und Behördenprüfungen |
arttac solutions |
| Phase 3: Erweiterungen | ab Monat 7 |
• Qware/Cubeware Integration: Kennzahlenabruf für Führungskräfte • ATS-Schnittstelle zur direkten Übernahme von Bewerberunterlagen • LangDock-Integration für Hofmann-Nutzer |
Gemeinsam |
Erfolgskriterien für den Pilotbetrieb
Qualitätsziele- Erkennungsrate > 99 %: Sichere Identifikation fehlender Pflichtdokumente im Pilotbestand.
- Präzise Signaturprüfung: Verlässliche Erkennung fehlender Unterschriften auf Arbeitsverträgen und Belehrungen.
- Entlastung der Revision: Reduzierung manueller Routine-Prüfaufwände um mindestens 70 %.
- Behörden-Konformität: Jederzeit prüffähige Dokumentation für externe Revisionen der Bundesagentur für Arbeit.
Projektteam & Ansprechpartner
KoordinationDirekte Kommunikationswege zwischen dem Innovationsteam der I.K. Hofmann GmbH und der Geschäftsführung von arttac solutions.